Case
Дата публикации: 15.05.2019

IT Expert и GPI Group разработали и внедрили систему автоматизации бизнес-процессов для АО «Национальная компания «KAZAKH INVEST»

Пейзаж

В последние годы экономика Казахстана росла рекордными темпами, опережая другие страны Центральной Азии, Россию и ЕС, незначительно уступая только Китаю. В данный момент страна является одним из мировых лидеров по привлечению прямых иностранных инвестиций. Kazakh Invest, созданный в 2017 году, взаимодействует со всеми инвесторами, как текущими, так и потенциальными.

Цель компании - содействие устойчивому социально-экономическому развитию Республики Казахстан путем привлечения иностранных инвестиций в приоритетные секторы экономики и комплексного сопровождения инвестиционных проектов. Компания осуществляет свою деятельность в рамках глобальной государственной стратегии инвестиционного развития.

  • Задача

    Одной из приоритетных задач данной стратегии являлось создание единого координационного центра инвестиционной деятельности Казахстана, который должен поддерживать и сопровождать развитие отраслей экономики.

  • Реализация

    Для реализации данной задачи Kazakh Invest необходимо было разработать и запустить автоматизированный процесс управления проектами.

  • Решение

    Для решения данного вопроса была привлечена GPI Group - казахстанская компания, оказывающая консультационные услуги по диагностике, внедрению и повышению эффективности систем управления.

Этапы проекта

На сегодняшний день готовых решений и бизнес-моделей по управлению инвестиционными проектами не существует. Данная деятельность достаточно специфична и зависит не только от законодательства отдельно взятого государства, но и от стратегии инвестиционной деятельности.

GPI Group организовала и провела для Kazakh Invest ряд стратегических сессий, где поэтапно обсуждались текущая инвестиционная стратегия страны, ведущие мировые практики и возможность их применения с учетом культурных особенностей ведения бизнеса. Создаваемая бизнес-модель должна была упростить и позволить автоматизировать процесс взаимодействия всех участников инвестиционной деятельности: владельцев бизнеса, инвесторов, дипломатов, министерств и ведомств.

После проведения стратегических сессий была сформирована дорожная карта по внедрению согласованной концепции управления инвестиционными проектами. Было определено, что работы по реализации базовых потребностей Фонда должны быть закончены уже через 3 месяца с момента начала работ. Все работы были разделены на 3 этапа:

  • I этап

    Построение реестра бизнес-процессов и подготовка ключевых процессов к автоматизации

    На первом этапе необходимо было определить и изучить область задач, автоматизацию которых следовало провести в первую очередь. Консультантами GPI Group были проанализированы все бизнес-процессы компании, и, совместно с владельцами и участниками, были сформированы целевые карты и регламенты. На основании полученных карт процессов были подготовлены бизнес требования для последующего выбора ИТ решения и автоматизации.

  • II этап

    Выбор ИТ-решения

    В процессе поиска оптимальной ИТ-системы для компании эксперты GPI Group сформировали short list наиболее приемлемых решений на современном рынке с учетом их возможностей по удовлетворению требований заказчика. Для полноценного понимания и качественного отбора решения производителям систем было поручено продемонстрировать несколько разработанных для компании процессов, не требовавших обширной проработки. По результатам презентаций готовых решений и коллективного обсуждения участниками проекта, из предложенных вариантов наиболее приемлемым была определена платформа компании Terrasoft. Учитывая то, что данный проект имеет степень важности государственного уровня и достаточно сжатые сроки, было принято решение пригласить ведущую копанию ГК IT Expert, оказывающую услуги по ИТ консалтингу, аудиту, внешнему управлению процессами и обучению в области управления ИТ бизнес-процессами.

  • III этап

    Автоматизация ключевых бизнес процессов

    Данный этап стал самым трудоемким и сложным в процессе реализации проекта. Командам необходимо было учитывать особенности ИТ-архитектуры компании, важность защиты информации и доступность пользовательских форм. На данном этапе были выполнены следующие работы:

    • Разработка интерфейсов и функционала личного кабинета пользователя. Данный этап характеризуется созданием мощной подсистемы разграничения доступа в зависимости от статуса зарегистрированного участника. Обеспечение эффективного взаимодействия пользователей, находящихся на разных уровнях, стало одним из основных вызовов проекта. Пользователями создаваемой системы являются с одной стороны инвесторы, а с другой стороны, министры, заместители министров, акимы, послы, региональные и менеджеры проектов по странам.

    • Интеграция с внутренними системами call-центра, документооборота и существующей CRM-системой. Работы, проведенные на этом этапе, позволили предоставить пользователям широкие возможности, в том числе по работе с отчетностью и проверкой документов, и полностью автоматизировать работу с инвестиционным проектом на всех стадиях его жизненного цикла, от идеи до воплощения.

    • Реализация бизнес-процессов на выбранной платформе - всесторонняя автоматизация бизнес-процессов. В ходе этапа были автоматизированы процессы обработки запросов от инвесторов, их анализа, формирования, согласования и утверждения инициатив. Сформированы механизмы контроля обработки запросов и реализации проектов. Также для сокращения затрат на обслуживание процесса был создан комитет, который может курировать сразу несколько инициатив. После голосования комитета по инициативам, по замыслу бизнес-консультантов, формируется дорожная карта проекта – перечень всех необходимых работ с определением их исполнителей и сроков реализации. Ноу-хау на этом этапе стала возможность эффективно управлять дорожной картой, вносить и оперативно согласовывать изменения, получать всестороннюю информацию по проведению мероприятий в рамках дорожной карты, контролировать их своевременное исполнение.

Крупные инициативы

Крупные инициативы, требующие детальной проработки и дополнительных согласований, в том числе с привлечением государственных и финансовых структур, получили название проекта.

В рамках инвестиционных проектов огромную роль играет правильность оформления тендерной документации, корректное проведение транзакций и другие операции.

Все эти действия, несмотря на их многослойность, стало возможно проводить, пользуясь единой системой управления бизнес-процессами.

  • «В прошлом году, компания Kazakh Invest систематизировала работу с инвесторами, внедрила новые подходы для привлечения иностранных инвесторов, такие как таргетирование, «упаковка» нишевых инвестиционных проектов, а также запуск единого национального инвест-портала и внедрение передовой CRM-системы в целях обеспечения эффективной реализации и мониторинга инвестиционных проектов в Республике Казахстан. Теперь все данные об инициативах, проектах, инвесторах и обращениях консолидированы и актуализируются в единой электронной базе данных в режиме онлайн. Мы благодарим команду профессионалов из компаний IT Expert и GPI Group за проделанную работу, вовлеченность и готовность решать нестандартные задачи. В кратчайшие сроки был создан продукт мирового уровня, позволяющий учитывать интересы всех сторон, участвующих в инвестиционной деятельности. Мы надеемся, на долгосрочное сотрудничество и развитие отношений с IT Expert и GPI Group в будущем.»

    Рустам Исатаев, заместитель председателя правления Kazakh Invest
  • «Совместный проект компаний GPI Group и IT Expert, в интересах Kazakh Invest стал по многим причинам действительно уникальным. Во-первых, масштаб созданной системы. Во-вторых, стиль и методика работы экспертов. В-третьих, сроки реализации проекта и сроки введения системы в эксплуатацию. Столь серьезный результат был получен путем консолидации знаний, умений и опыта двух профессиональных команд. Объединение ресурсов компаний GPI Group и IT Expert, обеспечившее успешную реализацию проекта в Kazakh Invest, говорит о том, что появилась возможность внедрения подобных систем в национальных компаниях, государственных Фондах и крупных организациях не только в России и странах СНГ, но и за рубежом.»

    Рустам Якупбаев, управляющий партнер GPI Group
  • «Особенностью работы компании GPI Group является разработка уникальных бизнес-процессов и поиск наиболее гибкого решения для реализации поставленных задач. Проект по созданию единой системы управления бизнес-процессами в Kazakh Invest позволил нам в полной мере продемонстрировать действительно индивидуальный подход к решению задач клиента. Мы рады, что нам удалось найти баланс при создании столь масштабной системы: с одной стороны, качественно описать массив необходимых бизнес-процессов и проконтролировать их успешное внедрение, а с другой стороны, сделать это в кратчайшие сроки, не растягивая проект, что сохранило нашему клиенту некоторый объем важных ресурсов для реализации других задач.»

    Анна Марко, партнер GPI Group
  • «Компания IT Expert, имеет целый ряд успешных проектов по внедрению системы управления бизнес-процессами в ряде крупных корпораций. Проекты такого уровня – это всегда вызов, ведь от того, на сколько грамотно построены бизнес процессы компании и на сколько эффективно используются ИТ-ресурсы, в итоге зависит финансовый результат деятельности любой компании. Для нас было большой честью работать над проектом в Kazakh Invest, потому что это масштаб уже не компании, это масштаб одной из самых быстро развивающихся стран. В этом контексте инвестиционная деятельность имеет колоссальное значение. Вместе с коллегами мы провели детальный аудит текущей ИТ-инфраструктуры, организовали бизнес-сессии и фокус-группы, детально проработали все поставленные перед нами задачи и получили отличный подтвержденный результат.»

    Михаил Грибов, управляющий партнёр группы компаний IT Expert
  • «Методология оценки возможностей системы ИТ-управления, предложенная специалистами компании IT Expert, полностью подошла для решения задач, стоявших перед Альфа-Банк Беларусь. Важными факторами для нас были также адаптивность методологии и уровень экспертизы коллег, который позволил учесть в работе наши собственные наработки в оценке текущей зрелости ИТ-процессов, специфику деятельности в Республике Беларусь и особенности бизнес-структуры именно нашего Банка. Разработанные планы по совершенствованию и прогноз развития системы ИТ-управления позволяют нам ожидать в ближайшем будущем существенный рост бизнес-показателей. Мы готовы констатировать факт успешного партнёрства с компанией IT Expert и рекомендуем методологию, которая применялась в нашем Банке.»

    Андрей Косач, руководитель по информационным технологиям Альфа-Банка Беларусь
  • «К моменту начала проекта по оценке возможностей системы ИТ-управления в Альфа-Банк Беларусь коллеги уже накопили достаточный объём данных и детальную аналитику, касающуюся уровня зрелости ИТ-процессов. Это ускорило работы по оценке возможностей. Также мы увидели глубокую заинтересованность сотрудников Банка в проекте, их вовлечённость в процесс оценки. Нужно понимать, что наша работа – это не классический подход по проведению аудита, а прежде всего создание планов по совершенствованию, выработка конкретных мер для улучшения бизнес-показателей. Деятельность специалистов компании IT Expert основывается на фундаментальных знаниях и опыте применения лучших мировых практик вкупе с проактивным подходом к потребностям и особенностям ведения бизнеса наших клиентов. Когда мы встречаем такую же проактивную позицию и глубокую вовлечённость в проект, это всегда приносит значимый результат. Мы благодарим коллег из Альфа-Банк Беларусь за доверие и выражаем надежду на долгосрочное сотрудничество.»

    Михаил Грибов, управляющий партнёр группы компаний IT Expert
  • «Результатом проведённой оценки возможностей системы управления ИТ-процессами в Альфа-Банк Казахстан стали не столько выявленные риски, сколько рекомендации по увеличению эффективности системы. Именно эти данные легли в основу планов по совершенствованию ИТ-процессов и позволили спрогнозировать рост возможностей системы ИТ-управления. Реализация таких планов обеспечивает повышение эффективности деятельности организации в целом и существенно снижает затраты на ИТ при сохранении высокой скорости и качества внедряемых инновационных процессов и решений.»

    Михаил Грибов, управляющий партнёр группы компаний IT Expert
  • «Проведение оценки возможностей ИТ-процессов с помощью компании IT Expert стало важным опытом для Альфа-Банк Казахстан по нескольким причинам. Во-первых, мы поняли, что двигались в правильном направлении и накопили такой объём данных, который позволяет нам делать долгосрочные прогнозы по усовершенствованию ИТ-процессов. Во-вторых, предложенная компанией IT Expert методология помогла нам внедрить на сегодняшний день лучшие мировые практики с учётом специфики именно нашего Банка и региона, в котором мы ведём деятельность. В результате полученные данные помогают менеджменту Банка принимать ещё более эффективные и взвешенные решения, обеспечивающие рост бизнес-показателей и увеличивая степень удовлетворённости как сотрудников, так и клиентов Банка.»

    Сабынин Андрей, управляющий директор блока ИТ Альфа-Банка Казахстан
  • «Проект в «АльфаСтрахование» предназначен и для оценки текущей зрелости ИТ-функции, и для создания планов по совершенствованию системы ИТ-управления. Специалисты компании IT Expert разработали методологию оценки, которая позволяет анализировать состояние процессов, находить возможности для дальнейшего роста и давать детальные рекомендации, в каких именно точках рост возможен максимально быстро. По нашей практике, таких точек, как правило, оказывается достаточно много. Тогда мы приоритизируем возможности с учётом специфики бизнеса и страны, где компания ведёт бизнес. Уверены, что полученные результаты окажутся значимыми для «АльфаСтрахование» и помогут в принятии важных управленческих решений.»

    Михаил Грибов, управляющий партнёр группы компаний IT Expert
  • «Наша компания стремится быть технологическим лидером отрасли, постоянно оптимизируя и улучшая процессы и функцию ИТ. Проект с IT Expert поможет «АльфаСтрахование» выявить и изучить возможные риски и точки роста и спланировать дальнейшую работу по совершенствованию ИТ-функции компании для повышения её эффективности, взглянуть на себя со стороны, сравнить ИТ-функцию с лучшими практиками и стандартами.»

    Владимир Муравьёв, директор департамента информационных технологий «АльфаСтрахование»
  • «Проект по оценке зрелости системы ИТ-управления и оценке возможностей данной системы в АО СК «РСХБ-Страхование» был очень интересным и значимым для нас. Проактивный подход коллег из АО СК «РСХБ-Страхование», работающих на опережение, показал в том числе и нам, как важно в период глобальных перемен проводить аудит текущего состояния и сразу разрабатывать планы по дальнейшему совершенствованию обновлённой ИТ-системы.»

    Михаил Грибов, управляющий партнёр группы компаний IT Expert
  • «Это очень полезный опыт, особенно в эпоху перемен. Когда перестраиваются привычные процессы – самый подходящий момент для получения обратной связи. Проведённая оценка позволила нам понять не только текущий уровень зрелости, но и найти возможности для развития всей ИТ-системы и процессов, входящих в неё. Особенно ценно, что это происходит в тот момент, когда мы переходим на новые решения отечественного производства. В результате были разработаны конкретные планы по совершенствованию ИТ-инфраструктуры и развитию функции ИТ в компании.»

    Алексей Овинников, ИТ-директор АО СК «РСХБ-Страхование»
  • «Оценка возможностей системы ИТ-управления, разработка чётких планов по совершенствованию и их реализация – это три кита, на которых строится развитие любой цифровой компании в современном мире.»

    Рустам Якупбаев, управляющий партнер GPI Group
  • «Эксперты компаний GPI Group и IT Expert реализовали в Республике Казахстан уже несколько значимых проектов по разработке и внедрению систем автоматизации бизнес-процессов. Проект в АО «Жилстройсбербанк Казахстана» иллюстрирует ещё один эффективный сценарий по развитию и усовершенствованию ИТ в соответствии с международными стандартами и лучшими мировыми практиками.»

    Михаил Грибов, управляющий партнёр группы компаний IT Expert
  • «Коллеги из GPI IT Expert продемонстрировали высокий уровень экспертизы, умение и практическое применение навыков в решении специфических задач, поиске решений, которые позволяют внедрять технологические усовершенствования, а также помогают выстраивать более эффективные и результативные бизнес-процессы в Банке.»

    Дмитрий Сучков, директор Департамента информационной безопасности АО «Жилстройсбербанк Казахстана»
  • «В состав Холдинга входит целый ряд крупных производственных предприятий, на которых ведётся планомерная работа по модернизации технологий и увеличению эффективности производства. В сентябре 2019 года компания ООО КОМОС ГРУПП стала на путь «ИТ трансформации» и представила план по развитию процессного подхода к управлению ИТ. Одной из стратегических целей этого плана является обеспечение бесшовной и непрерывной коммуникации с внутренними клиентами (это 3000 пользователей). И для достижения этой цели в начале 2020 года стартовал проект по созданию комплексной системы ИТ-управления с параллельным созданием собственного Call-центра. На начало июня 2020 года мы вошли в этап стабилизации информационного продукта. Благодаря продукту деятельность внутри ИТ стала прозрачной для наших Заказчиков. Мы работаем уже над расширением отчётности для максимальной управляемости процессами и персоналом управления развития ИТ. Следующий шаг – это автоматизация регламента управления изменениями и внедрение тарификации работ и услуг.»

    Дмитрий Владимирович Чубченко, заместитель генерального директора – начальник управления развития ИТ КОМОС ГРУПП
  • «Решение ITSM box – это мировые практики, помноженные на обширный опыт компании IT Expert. Мы знаем, что одним из краеугольных камней в развитии системы ИТ-менеджмента на крупных предприятиях является необходимость оперативной и чёткой оценки текущего состояния системы ИТ-управления, а затем бесшовная миграция и оптимизация уже имеющихся ИТ-процессов. Наше решение сохраняет все созданные и настроенные ранее процессы, но вместе с тем позволяет в будущем автоматизировать любое направление деятельности в компании.»

    Михаил Грибов, управляющий партнёр группы компаний IT Expert
  • «Мы рады, что для ускорения своих бизнес-процессов клиент выбрал продукт ITSM box, созданный на low-code платформе. Наша команда работает над развитием функциональности платформы, чтобы компании, такие как IT Expert, могли вкладывать свою экспертизу в собственные ИТ-решения, способствующие цифровой трансформации предприятий по всему миру.»

    Алексей Клочков, управляющий директор «Террасофт Россия»
  • «Построение системы ИТ-управления в КОМОС ГРУПП, включавшее в себя проектирование, разработку, миграцию, функциональное и нагрузочное тестирования, а в финале — запуск системы, прошло успешно. Система управления перешла в стадию становления. Вместе с коллегами из компании IT Expert мы провели не только оценку состояния ИТ-процессов в начале проекта, но и большую организационную работу по созданию регламентов, инструкций, моделированию процессов ИТ. Решение ITSM box полностью подошло нашей компании, и мы планируем дальше развивать систему ИТ-управления, автоматизируя и подключая к ней процессы.»

    Сергей Кадацкий, начальник центра (ОЦО ИТ)
  • «Проект по созданию системы управления ИТ-процессами стал очень важным для нашей компании, так как позволил модернизировать систему корпоративного управления и унифицировать ряд ИТ-процессов. С уверенностью можно сказать, что мы обеспечили существенную экономию ресурсов, которые будут перераспределены на развитие нашей компании.»

    Алибек Алдонгаров, главный директор по трансформации АО «НАК «Казатомпром»
  • «Полагаем, что компании, реализующие проекты в области ИТ-менеджмента на быстрорастущем рынке Казахстана, должны ориентироваться не только на собственный опыт и знания, но и на мировые стандарты и практики в области ИТ.»

    Дмитрий Цой, директор департамента ИТ АО «НАК «Казатомпром»
  • «Ключевой вызов проекта — реализация полностью на стеке Российского и открытого ПО.»

    Артем Ларин, руководитель внедрения энтерпрайз продуктов в СберСервис
  • «Залог успеха — проработанная на старте score-карта по выбору оптимальной платформы.»

    Сергей Правдин, руководитель направления архитектуры и бизнес-процессов в СберСервис
  • «Соблюсти сроки и реализовать максимум требований удалось благодаря использованию Agile.»

    Артем Ларин, руководитель внедрения энтерпрайз продуктов в СберСервис
  • «Главный эффект от внедрения — сокращение Time-to-market и повышение Customer Satisfaction Rate.»

    Сергей Правдин, руководитель направления архитектуры и бизнес-процессов в СберСервис

Особенностью проекта

По созданию системы управления бизнес-процессами в Kazakh Invest стало активное вовлечение непосредственных пользователей системы в процесс ее создания.
  • Системы управления бизнес-процессами

    Для этого на регулярной основе проводились фокус-группы, где обсуждались задачи системы в целом и отдельных процессов. Такой подход оказался успешным и по праву должен получить распространение в профессиональной среде, поскольку с самого начала внутри компании или организации должен быть идеолог проекта и команда вовлеченных сотрудников. Именно эти специалисты становятся обладателями экспертизы, понимают бизнес-логику процессов и поддерживают согласованный путь развития системы.

  • Сроки реализации проекта

    Часть высказанных предложений не принималась, но пользователи, участвовавшие в фокус-группах, понимали почему тот или иной процесс, с точки зрения лучших мировых практик и особенностей конкретной организации, должен выглядеть именно так. Часть пожеланий наоборот оказалась ценной и была учтена в работе, обеспечив тем самым высокую удовлетворенность системой. Cистема автоматизации бизнес процессов в Kazakh Invest была полностью введена в эксплуатацию. Срок реализации проекта составил 4 месяца, что является одним из лучших результатов по критерию «сроки реализации проекта» в мировой практике.

  • Роль компании

    В данном проекте командой GPI Group совместно с ГК IT Expert, не только выполнялась роль консультантов и разработчиков, эксперты компаний уделяли максимальное количество времени обучению сотрудников компании. Это позволило избежать потери ресурсов и проводить тестирование системы непосредственно на профессиональном уровне в ходе ее создания, в он-лайн режиме учитывая все пожелания пользователей.

  • Результаты

    Достигнутые результаты, работа в едином информационном поле, всестороннее взаимодействие экспертов и непрерывный обмен опытом, заложили прочную основу для объединения двух ведущих компаний в области ИТ-управления: GPI Group и ГК IT Expert. Консолидация внушительных ресурсов компаний и создание единой GPI IT Expert означает появление на рынке организации, которая способна реализовывать сложные, амбициозные и часто нетривиальные проекты в области ИТ-менеджмента в соответствие с самыми высокими мировыми стандартами качества.

Была ли Вам полезна информация?

843