IT Expert и GPI Group разработали и внедрили систему автоматизации бизнес-процессов для АО «Национальная компания «KAZAKH INVEST»
В последние годы экономика Казахстана росла рекордными темпами, опережая другие страны Центральной Азии, Россию и ЕС, незначительно уступая только Китаю. В данный момент страна является одним из мировых лидеров по привлечению прямых иностранных инвестиций. Kazakh Invest, созданный в 2017 году, взаимодействует со всеми инвесторами, как текущими, так и потенциальными.
Цель компании - содействие устойчивому социально-экономическому развитию Республики Казахстан путем привлечения иностранных инвестиций в приоритетные секторы экономики и комплексного сопровождения инвестиционных проектов. Компания осуществляет свою деятельность в рамках глобальной государственной стратегии инвестиционного развития.
-
Задача
Одной из приоритетных задач данной стратегии являлось создание единого координационного центра инвестиционной деятельности Казахстана, который должен поддерживать и сопровождать развитие отраслей экономики.
-
Реализация
Для реализации данной задачи Kazakh Invest необходимо было разработать и запустить автоматизированный процесс управления проектами.
-
Решение
Для решения данного вопроса была привлечена GPI Group - казахстанская компания, оказывающая консультационные услуги по диагностике, внедрению и повышению эффективности систем управления.
Этапы проекта
На сегодняшний день готовых решений и бизнес-моделей по управлению инвестиционными проектами не существует. Данная деятельность достаточно специфична и зависит не только от законодательства отдельно взятого государства, но и от стратегии инвестиционной деятельности.
GPI Group организовала и провела для Kazakh Invest ряд стратегических сессий, где поэтапно обсуждались текущая инвестиционная стратегия страны, ведущие мировые практики и возможность их применения с учетом культурных особенностей ведения бизнеса. Создаваемая бизнес-модель должна была упростить и позволить автоматизировать процесс взаимодействия всех участников инвестиционной деятельности: владельцев бизнеса, инвесторов, дипломатов, министерств и ведомств.
После проведения стратегических сессий была сформирована дорожная карта по внедрению согласованной концепции управления инвестиционными проектами. Было определено, что работы по реализации базовых потребностей Фонда должны быть закончены уже через 3 месяца с момента начала работ. Все работы были разделены на 3 этапа:
-
I этап
Построение реестра бизнес-процессов и подготовка ключевых процессов к автоматизацииНа первом этапе необходимо было определить и изучить область задач, автоматизацию которых следовало провести в первую очередь. Консультантами GPI Group были проанализированы все бизнес-процессы компании, и, совместно с владельцами и участниками, были сформированы целевые карты и регламенты. На основании полученных карт процессов были подготовлены бизнес требования для последующего выбора ИТ решения и автоматизации.
-
II этап
Выбор ИТ-решенияВ процессе поиска оптимальной ИТ-системы для компании эксперты GPI Group сформировали short list наиболее приемлемых решений на современном рынке с учетом их возможностей по удовлетворению требований заказчика. Для полноценного понимания и качественного отбора решения производителям систем было поручено продемонстрировать несколько разработанных для компании процессов, не требовавших обширной проработки. По результатам презентаций готовых решений и коллективного обсуждения участниками проекта, из предложенных вариантов наиболее приемлемым была определена платформа компании Terrasoft. Учитывая то, что данный проект имеет степень важности государственного уровня и достаточно сжатые сроки, было принято решение пригласить ведущую копанию ГК IT Expert, оказывающую услуги по ИТ консалтингу, аудиту, внешнему управлению процессами и обучению в области управления ИТ бизнес-процессами.
-
III этап
Автоматизация ключевых бизнес процессовДанный этап стал самым трудоемким и сложным в процессе реализации проекта. Командам необходимо было учитывать особенности ИТ-архитектуры компании, важность защиты информации и доступность пользовательских форм. На данном этапе были выполнены следующие работы:
-
Разработка интерфейсов и функционала личного кабинета пользователя. Данный этап характеризуется созданием мощной подсистемы разграничения доступа в зависимости от статуса зарегистрированного участника. Обеспечение эффективного взаимодействия пользователей, находящихся на разных уровнях, стало одним из основных вызовов проекта. Пользователями создаваемой системы являются с одной стороны инвесторы, а с другой стороны, министры, заместители министров, акимы, послы, региональные и менеджеры проектов по странам.
-
Интеграция с внутренними системами call-центра, документооборота и существующей CRM-системой. Работы, проведенные на этом этапе, позволили предоставить пользователям широкие возможности, в том числе по работе с отчетностью и проверкой документов, и полностью автоматизировать работу с инвестиционным проектом на всех стадиях его жизненного цикла, от идеи до воплощения.
-
Реализация бизнес-процессов на выбранной платформе - всесторонняя автоматизация бизнес-процессов. В ходе этапа были автоматизированы процессы обработки запросов от инвесторов, их анализа, формирования, согласования и утверждения инициатив. Сформированы механизмы контроля обработки запросов и реализации проектов. Также для сокращения затрат на обслуживание процесса был создан комитет, который может курировать сразу несколько инициатив. После голосования комитета по инициативам, по замыслу бизнес-консультантов, формируется дорожная карта проекта – перечень всех необходимых работ с определением их исполнителей и сроков реализации. Ноу-хау на этом этапе стала возможность эффективно управлять дорожной картой, вносить и оперативно согласовывать изменения, получать всестороннюю информацию по проведению мероприятий в рамках дорожной карты, контролировать их своевременное исполнение.
-
Крупные инициативы
Крупные инициативы, требующие детальной проработки и дополнительных согласований, в том числе с привлечением государственных и финансовых структур, получили название проекта.
В рамках инвестиционных проектов огромную роль играет правильность оформления тендерной документации, корректное проведение транзакций и другие операции.
Все эти действия, несмотря на их многослойность, стало возможно проводить, пользуясь единой системой управления бизнес-процессами.
Особенностью проекта
-
Системы управления бизнес-процессами
Для этого на регулярной основе проводились фокус-группы, где обсуждались задачи системы в целом и отдельных процессов. Такой подход оказался успешным и по праву должен получить распространение в профессиональной среде, поскольку с самого начала внутри компании или организации должен быть идеолог проекта и команда вовлеченных сотрудников. Именно эти специалисты становятся обладателями экспертизы, понимают бизнес-логику процессов и поддерживают согласованный путь развития системы.
-
Сроки реализации проекта
Часть высказанных предложений не принималась, но пользователи, участвовавшие в фокус-группах, понимали почему тот или иной процесс, с точки зрения лучших мировых практик и особенностей конкретной организации, должен выглядеть именно так. Часть пожеланий наоборот оказалась ценной и была учтена в работе, обеспечив тем самым высокую удовлетворенность системой. Cистема автоматизации бизнес процессов в Kazakh Invest была полностью введена в эксплуатацию. Срок реализации проекта составил 4 месяца, что является одним из лучших результатов по критерию «сроки реализации проекта» в мировой практике.
-
Роль компании
В данном проекте командой GPI Group совместно с ГК IT Expert, не только выполнялась роль консультантов и разработчиков, эксперты компаний уделяли максимальное количество времени обучению сотрудников компании. Это позволило избежать потери ресурсов и проводить тестирование системы непосредственно на профессиональном уровне в ходе ее создания, в он-лайн режиме учитывая все пожелания пользователей.
-
Результаты
Достигнутые результаты, работа в едином информационном поле, всестороннее взаимодействие экспертов и непрерывный обмен опытом, заложили прочную основу для объединения двух ведущих компаний в области ИТ-управления: GPI Group и ГК IT Expert. Консолидация внушительных ресурсов компаний и создание единой GPI IT Expert означает появление на рынке организации, которая способна реализовывать сложные, амбициозные и часто нетривиальные проекты в области ИТ-менеджмента в соответствие с самыми высокими мировыми стандартами качества.